Empezando en Julio de 2007, y con el fin de poner en marcha las actividades del proyecto de Bienestar Social de una forma coordinada, mas efectiva y profesional, se ha decidido trabajar de una forma nueva, y se ha establecido la oficina de ECC-DA-WSDP. Desde su establecimiento, la oficina ha iniciado sus actividades reorganizando toda la oficina, al mismo tiempo que continua proporcionando el apoyo financiero que se venía dando previamente.

Durante los tres primeros meses, es decir, de Julio a Septiembre de 2007, las actividades de la oficina se concentraron en la reorganización, para empezar a poner en marcha las actividades de una forma nueva, y a principios de Octubre de 2007, la oficina lanzó sus actividades de acuerdo con un plan anual igual al año fiscal, desde el 1 de Octubre al 30 de Septiembre. Por consiguiente, el presente informe se ha preparado para mostrar las actividades y los gastos financieros de la oficina en los últimos nueve meses según el plan, y de los primeros tres meses de reorganización.

Las tareas llevadas a cabo para materializar esta reorganización son:

Elaborar los estatutos y la estructura organizativa. Se preparó un borrador de los estatutos y de la estructura organizativa, se debatió todo ello en presencia del Obispo de la Diócesis y finalmente se aceptaron en principio. Pero todavía no se ha visto aprobado ya que no se han nombrado a los miembros del Consejo de Gobierno.

Preparación de un perfil institucional, enviandolo a todos los donantes y se ha establecido un contacto directo. Muchos de los donantes han visitado también la oficina y han manifestado su alegría por la reorganización de la misma.

Empleo de nuevo personal

Una vez aceptada la estructura organizativa, el siguiente paso consistió en contratar al personal necesario de acuerdo con la estructura. De esa forma se contrató al personal siguiente:

Apertura de nuevas cuentas bancarias a nombre de la ECC-DA-WSDP. Se abrieron dos cuentas bancarias, una cuenta corriente y otra de ahorros, después de que el ADCS escribiera una carta oficial para abrir cuentas bancarias a nombre de la ECC-DA-WSDP y dar firma a personal de la oficina. Por tanto, se ha realizado la transferencia del montante del dinero existente en la cuenta previa a las cuentas nuevas abiertas.

Introducción de nuevos sistemas. Se han imprimido nuevos bonos y formatos para controlar y gestionar los recursos financieros y materiales. Para introducir estos nuevos sistemas de trabajo, se ha tomado como referencia la ADCS, ya que no había manuales operativos preparados. Se ha empezado a utilizar Peachtree (programa de contabilidad) para gestionar las actividades financieras del programa.

Establecimiento de contactos directos con los donantes. Se ha preparado un perfil institucional y se ha enviado a todos los donantes y se ha establecido un contacto directo. Muchos de los donantes han visitado también la oficina y han manifestado su alegría por la reorganización de la misma.

Preparación de un plan anual. Una vez contratado el nuevo personal, la primera tarea asignada fue la de decidir las actividades a poner en marcha durante el año fiscal de acuerdo con los objetivos de la institución. y de acuerdo con esto, se ha preparado un plan anual que consiste en un detalle de las actividades y el presupuesto necesarios para el año fiscal del 1 de Octubre al 30 de Septiembre de 2008.

Continuar proporcionando la ayuda económica otorgada previamente. Durante los tres primeros meses, se ha seguido otorgando la ayuda económica a los beneficiarios, mientras las tareas de reorganización proseguían.